Cómo completar los campos definidos como autoridad

La introducción de datos en un campo definido como autoridad lleva consigo la posibilidad de capturar la autoridad de la base de datos auto, añadir una nueva autoridad a dicha base de datos o ampliar una autoridad existente (por medio de la unión de diferentes autoridades).

 Añadir autoridades

Antes de añadir una autoridad en los campos definidos como de control automático de autoridad, absysNET le obliga a consultar la base de datos de autoridades, con el fin de evitar duplicidades. 

1. Sitúese en el campo en el que desee introducir la autoridad.

2. En el momento en que comience a escribir en ese campo, aparecerá una ventana para que consulte la base de datos de autoridades.

3. Escriba los términos de búsqueda

♦   Introduzca el término o términos de búsqueda en el campo de autoridad correspondiente.

Los campos de autoridad son los siguientes:

♦   Si desea consultar en otros campos de la base de datos, introduzca el término o términos de búsqueda en el campo Consulta

♦   Si desea localizar sólo aquellas autoridades que se correspondan exactamente con el término o términos de  búsqueda introducidos en el campo Consulta, haga clic en Exacta

La búsqueda exacta sólo se puede utilizar en el campo Consulta

4. Haga clic en

5. Si en la base de datos no existen autoridades que contengan los términos de búsqueda que usted ha introducido, haga clic en

En este momento aparecerá una ventana para que seleccione la forma en la que quiere catalogar la autoridad que va a añadir.

♦     Si quiere introducir la autoridad de una forma sencilla:

1.      Seleccione la opción Catalogación asistida

2.      Haga doble clic en el tipo de autoridad que va a introducir

3.  Introduzca la autoridad. La forma de introducir la autoridad es exactamente igual que para las descripciones bibliográficas.

4.  Haga clic en  para grabar la autoridad y regresar al documento que está catalogando.

 Capturar autoridades en campos controlados

Para capturar una autoridad en cualquiera de los campos definidos como de control automático de autoridad haga lo siguiente:

1. Sitúese en el campo correspondiente.

2. Haga clic en la parte del texto. Aparecerá una ventana para que consulte la base de datos de autoridades.

3. Escriba los términos de búsqueda

♦   Introduzca el término o términos de búsqueda en el campo de autoridad correspondiente.

Los campos de autoridad son los siguientes:

♦   Si desea consultar en otros campos de la base de datos, introduzca el término o términos de búsqueda en el campo Consulta

♦   Si desea localizar sólo aquellas autoridades que se correspondan exactamente con el término o términos de  búsqueda introducidos en el campo Consulta, haga clic en Exacta

La búsqueda exacta sólo se puede utilizar en el campo Consulta

1. Haga clic en

2. Si la búsqueda ha sido afirmativa aparecerá una lista con todas las autoridades localizadas.

3. Haga clic sobre la autoridad que quiere seleccionar y después en  para incluirla en la catalogación.

 Añadir autoridades desde campos no definidos como tales

absysNET ofrece la posibilidad de capturar autoridades desde cualquier campo de la base de datos.

Para entrar a consultar autoridades desde cualquier campo, sitúese en el campo desde el que quiere consultar las autoridades y

Aparecerá una ventana para que consulte la base de datos de autoridades.

1.  En el campo Consulta escriba los términos de búsqueda

2.  Haga clic en

3.  Si no existen autoridades en la base de datos que contengan los términos de búsqueda que usted ha introducido, haga clic en

En este momento aparecerá una ventana para que seleccione la forma en la que quiere catalogar la autoridad que va a añadir.

♦     Si quiere introducir la autoridad de una forma sencilla:

1.      Seleccione la opción Catalogación asistida

2.      Haga doble clic en el tipo de autoridad que va a introducir

3. Introduzca la autoridad. La forma de introducir la autoridad es exactamente igual que para las descripciones bibliográficas.

4.   Haga clic en  para grabar la autoridad y regresar al documento que está catalogando.

 Combinar diferentes autoridades

absysNET ofrece la posibilidad de combinar dos o más autoridades.

Ejemplo:

Si en nuestra base de datos AUTO tenemos una autoridad Historia (autoridad principal) y otra s.XVIII (subencabezamiento) podemos combinar ambas autoridades y crear: Historia-s.XVIII.

Para combinar autoridades,

1. Sitúese en el campo en el que desea introducir la autoridad

2. Añada o capture la autoridad que desee que sea autoridad principal

3. Añada o capture la autoridad que desea utilizar como subencabezamiento

♦   La autoridad que desea utilizar como subencabezamiento no puede corresponder en ningún caso a un «a».

El resultado de la combinación de dos o más autoridades no se integra en la base de datos de autoridades, ya que cada una de las partes es una autoridad independiente.

Cuando se combinan autoridades se introduce primero la autoridad principal y a ésta se le van añadiendo los subencabezamientos que se desee. Si existe una autoridad principal y se intenta añadir otra, la última sustituirá a la existente hasta ese momento.

 Añadir información no controlada a las autoridades

absysNET ofrece la posibilidad de añadir a una autoridad algún término o términos no controlados. Para ello es necesario que los campos en los que se desea introducir la autoridad combinada no sean de control automático de autoridad.

Para añadir términos no controlados,

1. Sitúese en el campo en el que desea introducir la autoridad

2. Añada o capture la autoridad que desee que sea autoridad principal

3. Añada el término que desee utilizar como subencabezamiento.

♦   El término que desea utilizar como subencabezamiento no puede corresponder en ningún caso a un «a».

El resultado de esta combinación no se integra en la base de datos de autoridades.